Email ứng tuyển cho designer: Dễ mà Khó

Việc sử dụng email và gửi những bức thư ứng tuyển đến các nhà tuyển dụng đều khá quen thuộc với các bạn đi tìm việc Thiết kế. Nhưng dường như các bạn chỉ nghĩ tới việc “nộp hồ sơ” còn với nhà tuyển dụng, họ quan trọng bạn nộp CV qua email như thế nào ?

Đã hàng chục lần, bộ phận Hỗ trợ việc làm của Arena Multimedia muốn "phát hỏa" khi nhận những CV không rõ nội dung, gây mất cảm tình. Có thể do bạn khá vội vàng hoặc do bạn quá hồi hộp khi gửi email nên bạn đã mắc những lỗi “ nho nhỏ” nhưng nhà tuyển dụng lại để ý những lỗi “nho nhỏ” đó của bạn và như thế bạn đã tự đưa CV của mình vào thùng rác của nhà tuyển dụng.

Bạn học thiết kế đồ họa, bạn có khả năng design, kỹ năng thiết kế tốt và muốn có một công việc ổn, bắt đầu có thể là Cộng tác viên, part-time, fulltime... Tuy nhiên nếu "ẩu" từ bước gửi email, có lẽ phải rất lâu bạn mới được đi làm, đừng để lãng phí thời gian, năng lực vì những lỗi không đáng như vậy.

Arena Multimedia có lời khuyên dành có bạn là hãy thật bình tĩnh và cẩn thận để tránh mắc những lỗi “nho nhỏ” sau đây :

1. Địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp :

Địa chỉ email của bạn sẽ phản ánh hình ảnh hoặc thông điệp bạn muốn gửi tới nhà tuyển dụng. Một ngày nhà tuyển dụng nhận được tương đối nhiều mail ứng tuyển của các ứng viên. Họ sẽ lập tức bỏ qua những email được gửi từ những địa chỉ email kỳ cục có thể làm người khác phải đỏ mặt , ví du :cogaikieuky@h…, bethickyeu@gm....., blackmoon898@yah......

Đồng ý khi bạn nói rằng địa chỉ email phản ánh con người hay cá tính của bạn. Nhưng hãy tạo ra một hình ảnh mà mọi người đều muốn giao thiệp một cách thân thiết với bạn. Bạn có thể từ chối nhà tuyển dụng nếu bạn muốn bằng cách giữa nguyên tên email đó và tự biện minh rằng: "Nếu như nhà tuyển dụng không thừa nhận cách tôi là tôi thì tôi cũng chẳng muốn làm việc với họ nữa".

2. Tiêu đề email “vô duyên” :

Bạn gửi thư đi với mục đích gì ? Nội dung bạn muốn truyền tải là gì ? Tất cả phải được bạn tóm lược lại ở tiêu để email mà bạn định gửi tới nhà tuyển dụng. Nên tránh những tiêu đề email vô duyên, như :

- Không tiêu đề

- Kính gửi phòng nhân sự

- Ứng tuyển / Xin ứng tuyển

- Xin việc / CV xin việc

- …

Bạn hãy nhớ rằng, bạn là người đi tìm việc tức là bạn đang tìm kiếm một cơ hội để hợp tác , để thể hiện năng lực, chứ không phải xin hay cho gì cả.

Bạn nên có một cú pháp rõ ràng khi viết tiêu để email. Ví dụ, khi bạn muốn gửi email ứng tuyển vị trí Thiết kế Đồ họa thì bạn nên viết rằng : Ứng tuyển vị trí Thiết kế đồ họa_Nguyễn Văn A

3. File đính kèm

Các designer thường phải gửi đính kèm CV, porfolio, sản phẩm... đôi khi là cả đơn, bản scan giấy tờ theo đúng yêu cầu của công ty tuyển dụng. Đừng đính kèm một loạt file ảnh, word, pdf... mỗi file lại lưu tên lung tung kiểu: poster1, CV, anhsanphamedit4, video1, Untitled...
Tin tôi đi, bạn sẽ mất điểm cực kì trầm trọng, bạn cho nhà tuyển dụng thấy một mớ cẩu thả hơn là những thành quả lao động đáng trân trọng. Designer, hãy thuộc nằm lòng những điều sau đây:

- Các tài liệu nhiều trang, đồng loại nên để file PDF (VD: porfolio, bộ sản phẩm...). Các tài liệu 1 trang, có thể để file ảnh, word...

- Định dạng file:

Với file word nên để file đuôi .doc (word 2003) chứ đừng tiện tay để file word 2007, 2010. Nhỡ đâu NTD sử dụng word 2003 và họ sẽ không thể đọc các file word 2007, 2010.

Các file ảnh gửi file nhẹ nhàng để preview thôi, nhưng đừng quá nhỏ, vỡ tan nát ...

Không gửi file gốc!!! Lạy chúa AI, photoshop... là ngôn ngữ của designer, không phải của nhà tuyển dụng, họ cũng không cài đặt các phần mềm này để mở file đâu.

- Đặt tên file:

Hãy đặt tên file theo cấu trúc: Tên bạn + tên file. Có thể viết in hoa các chữ cái quan trọng để dễ ngắt chữ, đễ đọc. Tuyệt đối không lưu file bằng tiếng Việt có dấu.

Ví dụ như:

NguyenMinhNam-CV-Portfolio

DangHaiHa-DonXinViec

PhamThuHoai-poster

...

- Nếu có nhiều file với nhiều loại định dạng file khác nhau: Hãy cho vào một folder-nén thành một file .rar, lưu file rar này với cấu trúc Tên bạn + Vị trí ứng tuyển
VD: NguyenManhHa-ThietKeDoHoa.rar

Đừng để NTD phải save từng file, hay khi giải nén file đã download thì lại ra nhiều file lẻ nằm lung tung, thay vì gọn gàng trong folder mang tên bạn.

- Nếu file quá nặng không thể đính kèm: Up file lên mạng gửi link online. Nếu có các tài khoản trên Behance, Pinterest, website cá nhân, Youtube... gửi link các tài khoản này.

4. Thiếu mất phần thông tin liên lạc

Lời khuyên cho bạn là hãy sử dụng phần Signature ở cuối email. Bởi nếu muốn liên lạc với bạn qua điện thoại, email, NTD sẽ nhìn thấy ngay. Thậm chí, khi email của bạn được NTD chuyển tiếp cho các phòng ban, bộ phận khác quản lý thì chữ ký email đó vẫn xuất hiện. Đừng bao giờ bỏ qua bất kỳ cơ hội nào bởi những người khác không dễ dàng tìm được thông tin liên lạc của bạn.

Chữ ký cuối email bạn có thể trình bày theo mẫu sau ở phần mặc định:

Thanks & Best Regards,

Nguyễn Đức Toàn M: 0914 656 979 E: toan.nguyen@hotmail.com Skype :toannguyenduc

Và nó luôn có ở tất cả các thông điệp bạn gửi đi bằng email cá nhân của mình.

5. Nội dung email quá dài dòng

Trên thực tế, không ai muốn đọc một bức email khô khan, dài cả trang A4 cả. Hãy cố gắng viết thật cô đọng và xúc tích, truyền tải tới nhà tuyển dụng những thông điệp cần thiết , cụ thể như :

- Bạn biết được thông tin tuyển dụng của họ ở đâu ?

- Bạn muốn ứng tuyển vị trí gì ?

- Tại sao bạn lại ứng tuyển vị trí này : bạn có những kỹ năng và kinh nghiệm gì phù hợp? (Phần này không nên ghi quá dài, chỉ nên viết những ý chính và mời NTD xem thêm thông tin chi tiết ở file đính kèm của bạn).

- Đề đạt nguyện vọng muốn được gặp để NTD hiểu hơn về những gì mà bạn có, cũng như để trao đổi thêm về cơ hội làm việc tại Doanh nghiệp.

Đã từng có NTD nói rằng: “ Họ nhận được email ứng tuyển của ứng viên rất dài, ứng viên đó đã copy/paste nguyên CV vào email rồi gửi đi “.  NTD thường sẽ bỏ qua những email như thế vì nó hơi kém đặc sắc.

6. Sai chính tả, văn phong kém chuyên nghiệp

Khi soạn thư, điều cần tránh nhất là không viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ không đều. chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi. Chữ văn bản bằng tiếng Việt in hoa rất khó đọc, tạo cảm giác cho người đọc như bạn là người cao ngạo hoặc đang giận dữ. Tương tự như vậy, việc viết văn bản mà rất ít dấu câu cũng khiến bạn bị gạt khỏi danh sách một cách dễ dàng. Đây đều là những cách viết thư thể bạn là người thiếu văn hóa và không chuyên nghiệp.

Ngoài ra, việc bạn sử dụng các biểu tượng cảm xúc, thiếu kính ngữ, thiếu lời kết trong email cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp và nghiêm túc của bạn trong công việc. Hãy để nó dành gửi cho bạn bè của bạn. NTD chắc chắn không phải là bạn của bạn theo một nghĩa nào đó rồi.

Lời khuyên sau cùng dành cho bạn là hãy đầu tư thêm thời gian của mình, hãy cẩn thận khi soạn một bức email ứng tuyển, hãy kiểm tra kỹ càng trước khi gửi email đó đi !

Chúc bạn thành công cùng Arena Multimedia.

Một phần CV thú vị của bạn Lương Anh Thắng - học viên Arena Multimedia